Kop surat perusahaan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam administrasi surat menyurat perusahaan/instansi, baik saat mengirimkan surat kepada instansi resmi maupun tidak resmi.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Pengertian
Kop surat, atau kepala surat, adalah format baku yang digunakan sebagai penanda otentik (khas) surat dari suatu instansi. Dengan mencantumkan identitas perusahaan bisa logo, nama dan alamat baik virtual maupun kantor nyata. Biasanya kop surat diletakkan di bagian atas surat, tepat sebelum bagian isi.
Fungsi
Fungsi utama kop surat adalah sebagai penunjuk identitas pengirim. Adapun fungsi lain kop surat adalah untuk meningkatkan tingkat formalitas serta derajat kepentingan surat yang dikirim. Biasanya dinas memiliki ciri khas kop surat yang hampir sama diseluruh Indonesia.
Unsur Dalam Kop Surat
Beberapa unsur yang biasanya ada dalam kop surat sebuah instansi atau perusahaan adalah sebagai berikut
- logo perusahaan,
- nama perusahaan atau organisasi
- alamat lengkap kantor (termasuk kode pos), nomor telepon, nomor faks, alamat email dan situs.
- item lain yang menjadi ciri khas perusahaan seperti design warna dan lain lain.
Jenis Kop Surat
Berdasar pada tujuan si pemakainya, kop surat dibagi menjadi dua jenis yaitu kop surat resmi dan tidak resmi. Pada umumnya kop surat resmi terletak di bagian atas tengah dan dilengkapi dengan identitas serta logo pada instansi pengirim.
Kop surat yang tidak resmi sering dikirim secara perorangan. Pengirim kop surat tidak resmi tidak harus menggunakan logo. Cukup dengan mencantumkan nama pribadi serta identitas singkat saja. Dan tata letaknya pun tidak terlalu ketat, bisa di bagian tengah atau di bagian tepi surat.
Cara Membuat Kop Surat di Word
Langkah membuat surat di Word diantaranya yaitu :
- Buka Microsoft Word.
- Klik bagian Header (bagian atas halaman dasar Word).
- Tulis nama, identitas, alamat perusahaan dengan rata tengah (Ctrl+J). Modifikasi sesuai selera.
- Klik Insert+Picture, pilih logo perusahaan yang akan dipasang.
- Beri garis pemisah antara kop dan isi surat.
2. Cara Membuat Kop Surat di Excel
Langkah membuat kop surat melalui excel adalah sebagai berikut :
- Buka Microsoft Excel.
- Langsung pilih salah satu sel dalam worksheet.
- Tuliskan nama, identitas, alamat perusahaan. Bila perlu gunakan fungsi Merge untuk merapikan barisan kalimat.
- Pastikan terdapat sel kosong di awal worksheet.
- Klik Insert+Picture, pilih dan masukkan logo perusahaan ke sel kosong di awal worksheet.
- Gambarlah garis pemisah di bawah kop.
- Untuk menggunakannya, diperlukan ekspor terlebih dahulu ke Word. Selain manual, cara alternatifnya adalah dengan memblok kop lalu meng-copy paste ke Word. Setelah itu, tinggal dipilih akan men-copasnya dalam format tabel atau gambar.
Contoh Kop Surat
Berikut ada beberapa contoh kop surat yang bisa anda gunakan sebagai surat resmi dalam perusahaan atau organisasi.
Contoh Kop Surat Lembaga Bantuan Hukum
Kop Surat Lembaga Resmi
Contoh Surat Dinas Pendidikan
Selain beberapa standar kop surat diatas ada kop surat yang sangat istimewa yaitu surat yang menggunakan kop Garuda sebagai logonya. Karena itu merupakan surat resmi yang diatus oleh undang-undang , tepatnya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Pemakaian lambang negara, bahasa, bendera, serta lagu kebangsaan secara rinci mengatur masalah pemakaian ini.
UU Nomor 24 Tahun 2009 Pasal 54
- Lambang Negara sebagai cap atau kop surat jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a digunakan oleh:
- Presiden dan Wakil Presiden;
- Majelis Permusyawaratan Rakyat;
- Dewan Perwakilan Rakyat;
- Dewan Perwakilan Daerah;
- Mahkamah Agung dan badan peradilan;
- Badan Pemeriksa Keuangan;
- menteri dan pejabat setingkat menteri;
- kepala perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan sebagai duta besar luar biasa dan berkuasa penuh, konsul jenderal, konsul, dan kuasa usaha tetap, konsul jenderal kehormatan, dan konsul kehormatan;
- gubernur, bupati atau walikota;
- notaris; dan
- pejabat negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.
Demikian beberapa ulasan “Pengertian, Jenis, Cara Membuat dan Contoh Kop Surat Untuk Perusahaan,” semoga bermanfaat
